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如何处理电子文档

11-15 | 移动端:如何处理电子文档
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  如何处理电子文档逐渐走向“无纸化”办公的今天,秘书人员经常会接触到各种各样的电子文件。

  电子文件虽然方便快捷,却也常常伴随着安全与保管的问题。

  如何才能更好地管理工作中的电子文件呢?具体可参照以下步骤:

  一、收集对于组织工作来往中接触到的电子文件,以及在日常工作中可能会对组织或个人有用处的文件,秘书人员应该有“收集意识”,不仅对于一些重要性”一目了然”的文件要进行主动收集与保存,对一些重要的文件内容、定稿草稿文件以及有重要凭证、依据、价值内容的文件更应该注重保存,以便学习与利用。

  二、登记收集并确认保留的电子文件应及时登记。

  一般组织都应有专门登记电子文件的表格,称为电子文件登记表。

  电子文件登记表应包括文件主题、事项、形成日期(接收日期)、文件代码、相关形成部门与联系方式等。

  电子文件登记表通常一式二份,一份交由企管部备案,一份由本部门与电子文件的备份一同保存,并应附纸质打印件。

  三、分类电子文件要分类管理,才能更好地发挥作用。

  电子文件的分类,通常采用按年度季度月度等时间、使用频率、文件大小或重要程度、名字首字母顺序、最近使用时间、内容相关性、事件等多种分类形式。

  例如按事件分类,可将每个事件列成一个大文件夹,大文件夹里面建立小文件夹,并将小文件夹按时间分类。

  即在分类时应按照分类方法将

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