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秘书的会务工作

11-15 | 移动端:秘书的会务工作
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  秘书的会务工作【案例】林琳是旭君五金(中国)公司营销总监的秘书。

  这天上午上司参加了一个例行的公司会议,回来后对林琳说,下个月初的市场营销会议将由他主持,让林琳做好会议准备,林琳就会议的相关问题向上司进行了确认,之后付出了大量精力在会议的筹备上,最终,这场市场营销会议取得圆满成功。

  【解析】秘书经常需要帮上司做好会议筹备工作,如准备会议资料、确定会议时间、租用会议场所等。

  1.做好会前通知工作。

  一份合格的会议通知应包括会议名称、召开时间、召开地点、会议议程、与会人员、注意事项以及联系电话等内容。

  会议召开时间应以24小时制表示。

  安排会议召开时间时,如果不是紧急会议,那么会议开始时间比上班时间迟15分钟为佳,比如上午8:30上班,会议召开时间应定为上午8:45,留出15分钟让参会人员为参加会议做准备。

  还有会议通知最好在会议前两天发出,方便参会人员提前调整、安排自己的工作。

  2.做好会前准备工作。

  会议召开前,应根据会议类型、参会人员数量及职位级别布置座位,必要时摆放重要参会人员的姓名桌签(通常用红底黑字)。

  会议中如需用话筒、投影仪等设备,应提前对设备进行调试,确保使用正常。

  要准备好充足的水。

  另

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