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教体局关于档案工作规范化目标管理认定情况自查报告

发布时间:2018-10-19 11:03:11 来源:热点源
  教体局关于档案工作规范化目标管理认定情况自查报告

  青岛市市南区教体局成立于1958年,1958年开始建档。近几年,在上级档案部门的指导和教体局党委的领导下,认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及《山东省档案条例》、《青岛市档案管理条例》等有关法律法规。注重硬件建设,实行规范管理,加强业务建设,重视开发利用,取得了长足的进步,使档案工作逐步走向规范化、制度化。我们依照《山东省档案管理考核办法》,对照考核标准,对我局档案工作情况逐项进行了自查,现将自查情况汇报如下:

  一、高度重视,加强领导,健全网络,集中管理。

  几年来,随着政府工作职能的转变,教体局的工作重点转向强化对教育体育事业的管理和服务,因而,表现在档案工作中,涉及的工作面越来越宽,工作内容越来越多。为进一步做好档案工作,我们把建立较科学的档案管理工作体制和管理网络作为首要问题来抓。一是不断加强对档案工作的组织领导。教体局党委把机关档案管理工作列入工作日程,加强对档案管理工作的领导,措施到位。把档案管理工作列入全局每年的工作计划及相关人员的岗位标准和职责中,把档案工作作为机关管理的一项重要内容纳入年度考核目标。在党委会议上多次组织党委成员学习有关档案工作的法律、法规,统一思想,提高对档案工作重要性和必要性的认识。二是建立健全档案工作网络,教体局主要领导亲自抓档案工作,并成立档案工作领导小组,使档案工作做到横向有人抓,纵向责任明,进一步保障了档案工作各项任务的完成。三是为了适应新形势下档案综合管理工作的需要,我们选配了责任心强,好学上进,有档案管理经验的同志负责档案工作,并取得档案行政管理部门颁发的上岗证书。四是教体局实现了各种门类和载体形式的档案及有关资料的统一管理,做到文书档案、基建档案、会计档案、实物档案、照片档案、声像档案、设备档案集中保管,统一管理。五是教体局档案工作自觉接受区档案局的业务指导和监督、检查,并把档案工作列入了年终岗位目标责任制考核内容,进一步加大对档案工作的管理力度。六是注重抓业务基础工作,多次组织机关各科室、局属学校、幼儿园干部学习《档案法》、《档案法实施办法》,并将档案管理工作规章制度以红头文件形式下发给各科室和局属各单位,从而使档案管理工作有法可依,有章可循。在日常工作中,我们注重收集、整理档案资料信息,严格按立卷要求,统一标准,认真进行归档立卷。此项标准分为10分,自查分得10分。

  二、建立制度,健全设施,促进档案工作制度化、设施化。

  一是在抓组织网络,配备人员,强化业务建设的同时,教体局十分重视档案工作制度建设。为规范档案制度建设,进一步学习了《档案法》及上级有关文件规定,制定了《档案工作岗位责任制》、《文件材料归档制度》、《档案保管制度》、《档案借阅利用制度》、《档案资料保密制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案统计制度》、《档案设备维护使用制度》,并将这些制度在档案室悬挂上墙。在《档案工作岗位责任制》中,明确规定了档案工作分管领导和档案工作人员各自的职责。我们把档案工作制度建设作为完成档案工作任务的前提,坚持做到制度上墙,责任明确,严格遵守,定期检查。二是创造条件建设档案工作基础设施。档案基础设施建设是做好档案管理工作的前提条件,教体局党委对这项工作十分重视,在实际工作中,舍得投入,努力做到硬件和软件同步发展。几年来,我局用于档案方面的投资近20万元,在办公用房和经费紧张的情况下,设置了专用档案库房,购置了计算机、复印机、照相机、空调、密集架、文件柜、温度计、去湿机、灭火器、吸尘器等设施,达到了“九防”要求,增添了档案橱架、盒夹、卷皮等档案装具,数量充足,达到了档案行政管理部门的规定要求。阅览室的设置,为机关工作人员查阅档案提供了一个舒适的工作环境。档案管理软件与教体局办公自动化系统联接,数据共享,实现了档案管理与单位管理现代化同步发展。此项标准分为33分,自查得分33分。

  三、按归档制度要求收集归档,全面实现文书档案数字化管理。

  1、2002年,在全面推行机关文书立卷改革的基础上,市南教体局按照上级档案管理部门的要求,在全市率先安装了《易初》档案管理系统,使用率达到了100%,全面实现了文档一体化管理。在加强文档一体化管理的同时,加强了电子文件的归档管理,在纸质文件材料归档的同时将本单位形成的所有文件材料的电子文件一律附加至《易初》档案管理系统,在区档案局的监督指导下,本单位自2002年以来的红头文件的电子文件归档率达到100%,列每年度全区考核优秀单位。同时,对照片档案、实物档案和录音录像档案全部进行了数字化,收到了良好的效果。

  2、档案综合管理,对各种门类、不同载体的档案及有关资料实行统一管理,集中保管。一是严格按照规定分门别类对各种档案进行排列、编序,做到不同类别的档案不同橱,文书、会计、审计、设备、基建、照片、实物等档案全部实行集中统一管理,认真做好《档案检查记录》、《档案交接记录》。二是做到所有归档材料去掉易锈蚀金属物,装订整齐、牢固、不压字、不漏页。三是坚持半年对库房档案进行一次检查,以确保无丢失、霉变、退色、虫蛀、污损等现象,

  3、进一步开发档案信息资源,不断加强档案工作理论研究。教体局参加山东省开发利用档案信息资源成果申报均在省内获奖。的我们的具体做法是:一是为加强对档案室的管理,坚持每天对库房湿温度进行记录,定时检查分析,并采取措施使温湿度达到相应的标准。二是做到档案收进移出严格履行手续,认真填写收进移出登记簿。三是坚持对档案鉴定工作做到全面地、历史地、发展的判定档案的价值,严格遵守档案鉴定销毁制度。四是为提高档案信息的开发、利用,编制了案卷目录、归档文件目录、专题目录、文号索引等检索工作,按照著录规则规定建立档案目录数据库,实现了档案检索自动化。五是编写了《全宗指南》、《组织沿革》、《大事记》、《档案利用效果汇编》等资料。六是坚持做好查借阅登记和档案利用效果反馈登记,定期编印档案利用效果实例汇编。

  4、教体局档案室进一步加强档案资源建设。一是在做好文书档案整理归档的同时,把全局的专业档案、电子档案、照片等档案进行了统一管理接收。现存馆藏文书档案共1029卷,专业档案

  587卷。二是加快数字化档案室建设步伐。在全局建立了案卷级目录数据库,对现有案卷级目录、文件级目录进行了录入,共有案卷级数据1029条,文书档案文件目录数据9562条,实物档案目录165条,室藏743张照片全部进行了数字化并刻录光盘。三是对机关保持共产党员先进性教育活动文件材料按照相关标准进行整理、归档,由档案室集中统一管理。四是作为市南区数字文件中心的协议成员单位,积极支持配合上级主管部门工作,努力做好现行文件的报送工作,并保证所报数据的真实性、完整性和有效性。

  5、确保市区义务教育管理体制调整工作中档案的安全保管与档案工作的顺利衔接。2005年6月份,在市区义务教育管理体制调整工作中,对隶属关系发生变动的初中学校档案工作就档案室的设置、各种门类与载体的档案进行了调研,接收了8所下放中学文书、教育教学、科研、基建、仪器设备、财会、声像、实物等各类档案目录清册。

  此项标准分为49分,自查得分49分。

  四、加大档案工作力度,有效地实施监督和指导。

  一是教体局自觉接受区档案局的监督和指导,按照上级主管部门的工作意见,结合本单位的工作情况,制定了相应的档案管理工作办法,每年对各科室归档工作进行指导、检查,互帮互学,加强对各科室工作人员档案业务的培训,不断提高档案工作管理水平。二是及时印发本单位的档案管理工作计划、总结;档案管理人员定期参加市、区档案局组织的档案继续教育及业务培训,不断更新知识,提高档案理论水平和业务能力,熟练掌握档案业务技能和现代化管理知识。三是每年对区属学校的档案员有针对性地进行培训,悉心指导学校档案立卷,为学校档案工作逐步走上规范化打下良好的基础。此项标准分为8分,自查得分8分。

  几年来,教体局的档案工作在市、区档案局领导的帮助支持下,先后取得了一些成绩:2002年被省档案局确定为“省机关档案工作规范化目标管理二级单位”;被省档案局评为2003年度档案工作先进单位;2003年度省档案管理考核先进单位;山东省2004年度档案管理二级先进单位;每年度被区档案局评为档案年检优秀单位。2003年、2004年、2005年申报的档案开发利用成果均被山东省档案局评为二、三、四等奖。

  对照《山东省档案管理考核办法》,我们进行了认真自查,经过自查,总得分100分,认为已达到了山东省机关档案工作规范化目标管理特级单位标准。

  特此报告。


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